“Wij snappen eigenlijk niet waarom jij tot (ver) in augustus nog zo druk bezig bent met de afsluiting van het tweede kwartaal. Dat zijn toch standaardrapportages die geautomatiseerd kunnen worden?”
Uiteraard heb ik mijn best gedaan om uit te leggen dat het minder makkelijk is dan dat het voor een buitenstaander lijkt. Aan de andere kant kun je je inderdaad afvragen hoe het toch komt dat het maken van (interne) rapportages bij financiële instellingen zoveel tijd in beslag neemt. In de basis zou het simpel moeten zijn. Echter, de realiteit is een stuk weerbarstiger. We hebben te maken met diverse soorten rapportages in het kader van bijvoorbeeld IFRS(17), Solvency II, MCEV, VNB en voor pensioenfondsen bijvoorbeeld FTK-rapportages. Bovendien zijn er dan ook nog rapportages die ‘naar de toekomst kijken’: projectie van het hele jaar, prognose van portefeuilleontwikkelingen en noem maar op. Tel hierbij op dat systemen niet perfect uitgerust zijn voor alle rapportages en dat de beschikbare data veelal minder is dan dat men eigenlijk wil hebben. Als er sprake is van een imperfect rapportagelandschap, moet je dus werken met aannames of schattingen. Kortom, het vervaardigen van rapportages kan nog best lastig zijn.
Ik snap de ontstaansgeschiedenis van alle rapportages. Het doel van de meeste rapportages is enerzijds de financiële performance en anderzijds de mate van interne beheersing en control weer te geven. Stakeholders als het management, aandeelhouders en (interne) toezichthouders zijn geïnteresseerd in bijvoorbeeld winstgevendheid, premievolume en de kwaliteit van de processen. Echter, op dit moment kost het veel tijd (dus geld) en moeite om alle gewenste rapportages te maken.
Ik vind dat financiële instellingen nog veel efficiency kunnen halen bij het maken van (interne) rapportages. Alle stakeholders hebben er immers baat bij als dit vele malen efficiënter en dus goedkoper wordt. Dus terug naar de tekentafel om opnieuw de benodigde rapportages te definiëren en op basis hiervan je systeem- en rapportagelandschap inrichten. Hierbij is de rol van de actuaris uiteraard een belangrijke, omdat wij in de designfase ook rekening moeten houden met onze wensen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan allerlei details van de ontwikkeling en claims in relatie tot het bijbehorende premievolume.
Als de rapportages opnieuw zijn ingericht kunnen alle betrokkenen wellicht collectief in augustus op vakantie, omdat het tweede kwartaal al voor het einde van juli volledig is afgerond. Bovendien is het ook beter uitlegbaar aan mensen die minder ingelezen zijn in de financiële wereld.
Marcel van Delft
bestuurslid
